1 listopada przynosi istotne zmiany dla przedsiębiorców. Nowy obowiązek dla wszystkich

„`html

W ostatnim czasie coraz częściej mówi się o zmianach w regulacjach prawnych dotyczących przedsiębiorców, ale wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to prawdziwa rewolucja. Ten system diametralnie zmieni sposób funkcjonowania księgowości w każdej polskiej firmie. Warto już teraz przygotować się do nadchodzących zmian, ponieważ zaniedbania mogą poważnie utrudnić prowadzenie działalności w przyszłości. KSeF wejdzie w życie już w 2026 roku.

Dlaczego KSeF to tak przełomowe rozwiązanie?

Krajowy System e-Faktur to scentralizowana, państwowa platforma, za pośrednictwem której będą przechodzić wszystkie faktury wystawiane w Polsce. W efekcie przestanie być konieczne przesyłanie faktur w formie plików PDF mailem czy drukowanie ich na papierze. Każda faktura trafi najpierw do systemu KSeF i otrzyma unikalny numer identyfikacyjny. Dopiero po spełnieniu tych wymogów uznaje się ją za oficjalnie wystawioną i dostarczoną kontrahentowi.

Dzięki KSeF powstanie jedna platforma do wystawiania, otrzymywania, przesyłania i archiwizowania tzw. faktur ustrukturyzowanych (czyli zgodnych ze specjalnym schematem XML). Oznacza to całkowicie nowy sposób dokumentowania sprzedaży.

Nowe obowiązki już od 1 listopada

Od początku listopada przedsiębiorcy uzyskają możliwość występowania o specjalne certyfikaty KSeF, które w niedalekiej przyszłości staną się obowiązkowe. Pozyskanie tych certyfikatów to kluczowy etap wdrażania systemu, zapewniający bezpieczeństwo oraz ciągłość w zakresie fakturowania. Certyfikaty będzie można uzyskać poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU).

• Certyfikat typu 1: służy do bezpiecznego logowania do KSeF oraz uwierzytelniania użytkownika w systemie;
• Certyfikat typu 2: umożliwia wystawianie faktur w trybie awaryjnym, czyli offline, np. podczas przerwy serwisowej, awarii sieci lub innych problemów technicznych.

Najważniejsze etapy wdrożenia KSeF – kalendarium

Pierwszy istotny krok nastąpi 1 listopada, gdy przedsiębiorcy będą mogli pobrać certyfikat KSeF. Kolejny ważny moment przypada na 3 listopada 2025 roku, kiedy udostępniona zostanie wersja testowa Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. To darmowe narzędzie pozwoli każdemu użytkownikowi przetestować nowe procedury, nauczyć się obsługi systemu i przygotować się na zmiany, zanim przepisy wejdą w pełni w życie.

Harmonogram zmian

1. 1 listopada – początek naboru wniosków o certyfikaty umożliwiające korzystanie z systemu KSeF.
2. 3 listopada 2025 – uruchomienie wersji testowej nowej aplikacji dla podatników.
3. 2026 rok – etap przejściowy, wdrażanie nowych procedur oraz szkolenia pracowników.
4. 2027 rok – zakończenie okresu przejściowego, nowe regulacje w pełni obowiązują wszystkich przedsiębiorców.

Jak przygotować firmę na wdrożenie KSeF?

Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim wyzwanie organizacyjne dla firm. Przedsiębiorstwa muszą dokonać analizy i przystosować swoje wewnętrzne procesy do nowych wymogów, a także przeszkolić swoich pracowników, by wiedzieli, jak posługiwać się systemem w codziennej pracy. Rok 2026 będzie okresem przejściowym, szczególnie dla najmniejszych podmiotów, ale już od 2027 roku wszystkie firmy muszą działać według nowych zasad. Zaniedbania w tym zakresie mogą skutkować nałożeniem kar.

„`